In Zeiten ständiger schwankender Rohstoffpreise ist es wichtig, die Kosten für den Wareneinsatz in der Gastronomie im Blick zu behalten. Während große Gastronomie Betriebe hierfür in der Regel eine Warenwirtschaftssoftware verwenden, greifen viele kleine Gastronomie Betriebe für das Berechnen vom Wareneinsatz eher auf Excel zurück. In diesem Artikel zeige ich dir anhand von einem Beispiel, wie man den Wareneinsatz im Excel berechnen kann. Ich stelle eine Excel Vorlage zur Verfügung und erläutere, was mit Excel machbar ist und wann Excel an seine Grenzen stößt. Zudem zeige ich dir, wie du viel Zeit und Kosten beim Wareneinsatz berechnen sparen kannst mit der Rezeptrechner Software.
Zeit & Kosten sparen beim Wareneinsatz berechnen
Mit der Rezeptrechner Software helfen wir Gastronomie Betrieben, Zeit und Kosten zu sparen bei der Kalkulation und Kennzeichnung ihrer Rezepte. Dazu gehört auch die Preiskalkulation. Damit kann man den Wareneinsatz für Rezepte berechnen pro 100g, pro Portion und pro Rezept. Ebenso kann man Kosten für Arbeitsaufwand und Verpackungsmaterial berücksichtigen.
Mit der Rezeptrechner Software kannst du den Wareneinsatz berechnen für eigene Rezepte.
Wareneinsatz berechnen in Excel – so geht’s:
Beispiel Käsekuchen Rezept
Stellen wir uns vor, wir wollen einen Käsekuchen backen. Der Käsekuchen besteht aus einem Mürbeteig und der eigentlichen Quarkfüllung. Die Zutaten mit Mengenangaben liegen uns vor (Siehe Excel Vorlage). Die Zutaten gibt man am besten untereinander ein. Das Gewicht der Zutaten (normalisiert) sollte in einer separaten Spalte aufgeführt sein. In diesem Tabellenblatt erfolgt gleichzeitig das Berechnen vom Wareneinsatz für die Gastronomie.
Dazu werden noch die Rohstoffpreise benötigt. In einem zweiten Tabellen Blatt können die Rohstoffpreise für die einzelnen Zutaten zentral verwaltet werden. Die Rohstoffpreise können dann über einen SVerweis zum ersten Tabellenblatt hinzugefügt werden. Das hat den Vorteil, dass man die Rohstoffpreise nur an einem Ort aktualisieren muss, wenn Zutaten in verschiedenen Rezepten vorkommen.
Der Wareneinsatz pro 100g kann berechnet werden, indem man die Gesamtkosten durch das Gesamtgewicht dividiert. Wichtig ist dabei, dass man den Reduktionsfaktor noch berücksichtigt. Beim Backen verliert der Käsekuchen Flüssigkeit, wodurch das Gewicht nach dem Backen geringer ist. Möchte man beispielsweise den Wareneinsatz pro 100g berechnen in der Gastronomie, so bezieht sich dies auf den fertig zubereiteten Kuchen. Demzufolge muss für die Kalkulation der Reduktionsfaktor berücksichtigt werden.
Mehr zur Preiskalkulation für die Gastronomie mit Excel Vorlage findest du in einem weiteren Artikel.
Wareneinsatz berechnen mit der Rezeptrechner Software
Mit der Rezeptrechner Software bieten wir eine Software, die spezifische Probleme für Gastronomie Betriebe löst. So kann man mit der Software nicht nur die Kennzeichnung für Lebensmittel und Rezepte durchführen. Es besteht auch die Möglichkeit den Wareneinsatz zu berechnen. Und das funktioniert wie folgt:
Schritt 1: Rezept für Mürbeteig eingeben
Zunächst muss das Rezepte (Zutaten und Mengen) in die Software eingegeben werden. Unser Käsekuchen Rezepte besteht aus 2 Komponenten, dem Mürbeteig und der Quarkfüllung. In diesem Falle würde man zunächst ein Rezept für den Mürbeteig anlegen.
Nachdem du Rezepte in die Rezeptrechner Software eingegeben hast, kannst du nicht nur Kosten und Preise sondern auch Nährwertangaben und Mengen berechnen.
Schritt 2: Mürbeteig in Zutat umwandeln
Das Rezept kann im Anschluss in eine Zutat umgewandelt werden. So kann man den Mürbeteig für verschiedene Rezepturen einsetzen ohne diese Rezeptur immer wieder neu eingeben zu müssen.
Mit der Rezeptrechner Software kannst du Rezeptkomponenten in Zutaten umwandeln um diese wiederum für andere Rezepte einzusetzen.
Schritt 3: Käsekuchen Rezept eingeben
Im nächsten Schritt kann man die Quarkfüllung als Rezeptur eingeben und den Mürbeteig Boden hinzufügen. Verwendet man die Quarkfüllung wiederum auch für andere Rezepte, so kann man mit der Quarkfüllung ähnlich verfahren wie mit dem Mürbeteig und dafür zunächst ein separates Rezept anlegen, was man in eine Zutat umwandelt.
Schritt 4: Rohstoffpreise zentral hinterlegen
Nachdem man die Rezepte eingegeben hat, können die Rohstoffpreise zentral gespeichert werden. Hierfür ruft man die Preiskalkulation auf und gibt die Rohstoffpreise zentral ein. Es wird dann automatisch der Wareneinsatz pro Rezept, pro 100g und pro Portion berechnet.
Schritt 5: Weitere Kosten Elemente eingeben
Neben den Rohstoffkosten können weitere Kosten Elemente für Arbeitsaufwand, Verpackungsmaterial und Co hinzugefügt werden. So können auch vollständige Verkaufspreise schnell und einfach ermittelt werden.
Die Rezepte können übrigens jederzeit auf Knopfdruck auch dupliziert und abgewandelt werden. Die Preiskalkulation kann auch als PDF generiert und ausgedruckt werden.
Darüber hinaus profitieren Nutzer von diversen weiteren Funktionen der Rezeptrechner Software wie beipielsweise der Möglichkeit, Rezeptblätter als PDF zu generieren, Produktdatenblätter zu erstellen oder eine Liste aller Allergene auszudrucken. Mehr dazu erfährst du in diesem Video im nächsten Abschnitt.
Video: Kalkulation Gastronomie
In diesem Video zeige ich dir, wie du mit der Rezeptrechner Software den Wareneinsatz ohne Excel berechnen kannst. Weiter unten in diesem Artikel erläutere ich die Excel Lösung und zeige dir, wo diese an die Grenzen von Excel stößt.
Wareneinsatz berechnen in Excel – die Grenzen
Herausforderung 1: Rezepteingabe & Mengen umrechnen
Die Zutatenmengen müssen umgerechnet werden in Gramm um das Gewicht zu normalisieren. Das macht man natürlich nur einmal, aber dennoch bedeutet dies einiges an Aufwand bei der Rezepteingabe.
Herausforderung 2: Gewichtsnormalisierung
Im nächsten Schritt benötigt man Rohstoffpreise, die ebenfalls auf die gleiche Einheit (zum Beispiel Gramm oder Kilogramm) normalisiert werden müssen. Dafür legt man am besten eine zweite Tabelle an, die wiederum eine Liste aller Zutaten mit Rohstoffpreisen führt. Diese wird dann per sVerweis mit der erste Tabelle (Rezepte Tabelle) verknüpft. Wichtig hierbei ist, dass neue Zutaten (von neuen Rezepten) hier mit einem entsprechenden Preis eingepflegt werden.
Wichtig hierbei ist, dass jede Zutaten in der Rohstoffpreise Liste nur einmal auftaucht und die Bezeichnung der Zutat 1:1 dem entspricht, was im Rezept genutzt wird. Ansonsten funktioniert der Sverweis nicht.
Es gibt übrigens einen Grund, weshalb man besser eine zentrale Rohstoffpreis Liste führt statt die Rohstoffpreise direkt in einer separaten Spalte im Rezept einzugeben: Ändern sich Rohstoffpreise, so muss man den Preis nur an einer Stelle aktualisieren. Das verhindert Fehler wie beispielsweise, dass man vergisst, eine Zutat zu aktualisieren.
Herausforderung 3: Wartung
Hat man die Rezepte eingegeben, so können Preise schnell aktualisiert werden und man kann den Wareneinsatz berechnen im Excel. Problematisch wird’s, wenn neue Rezepte hinzukommen oder sich Rezepte ändern. Eine Herausforderung kann es zudem sein, wenn Mitarbeiter die Firma verlassen und ein(e) andere(r) Mitarbeiter die Wartung vom Excel übernimmt.
Herausforderung 4: einheitliche Zutaten Bezeichnungen
Gibt man Rezepte neu ein, muss zudem immer darauf geachtet werden, dass die Zutaten genau gleich bezeichnet werden. Nur so kann der Rohstoffpreise wieder korrekt zugeordnet werden. Verwendet man eine abweichende Zutatenbezeichnung, dann muss für die Zutat erneut der Rohstoffpreis eingegeben werden, was wiederum zu Dopplung und mehr Wartungsaufwand führt.
Fazit: Wareneinsatz berechnen in Excel
Grundsätzlich ist es also definitiv möglich, den Wareneinsatz in Excel zu berechnen. Allerdings ist Excel anfällig für Fehler und die Wartung in Excel ist deutlich aufwendig. Das gilt insbesondere dann, wenn verschiedene Nutzer auf die Datei zugreifen wollen.
Für schnelle Berechnungen von Rezepten kann man Excel durchaus nutzen, aber wenn man man eine längerfristige Lösung sucht, sollte man sich eher nach einer Rezepte Software umschauen, die genau für diese Zwecke geeignet ist. Das spart im langen Rennen nicht nur einiges an Nerven sondern auch an Kosten.
Jetzt Wareneinsatz berechnen
Hol dir die Rezeptrechner Software um den Wareneinsatz zu berechnen. Das gute an der Rezepte Software ist, dass du sofort loslegen kannst. Man kann den Rezeptrechner PRO Business direkt online buchen. Da es sich um eine webbasierte Software handelt, kann man die Rezepte von überall abrufen über den Browser. Das heißt, man kann beispielsweise Rezepte im Büro eingeben und die Kalkulation vom Wareneinsatz im Office erledigt. Die Arbeitsanweisung hingegen kann man wiederum in der Küche abrufen. Mehr zur Rezeptrechner Software erfährst du unter www.rezeptrechner.de.
Mit der Rezeptrechner Software kannst du den Wareneinsatz berechnen für eigene Rezepte.
Warum Wareneinsatz berechnen in der Gastronomie?
Gastronomen müssen den Wareneinsatz berechnen, da dieser eine entscheidende Rolle für die Rentabilität ihres Betriebs spielt und verschiedene wichtige Aspekte abdeckt:
Kostenkontrolle: Der Wareneinsatz ist einer der größten Kostenfaktoren in der Gastronomie. Durch die Berechnung des Wareneinsatzes können Gastronomen ihre Ausgaben für Lebensmittel und Getränke im Verhältnis zum Umsatz überwachen und kontrollieren. (siehe auch Catering Kosten und Preise Rechner)
Bestandsmanagement: Die Berechnung des Wareneinsatzes ermöglicht es Gastronomen, den Verbrauch von Inventar und Vorräten zu überwachen. Dies hilft bei der Bestandsführung und -planung, indem sie sicherstellen, dass ausreichend Vorräte vorhanden sind, um den Bedarf der Gäste zu decken, ohne unnötige Lagerbestände anzuhäufen.
Preisgestaltung: Die Kenntnis des Wareneinsatzes ermöglicht es Gastronomen, fundierte Entscheidungen über die Preisgestaltung zu treffen. Indem sie die Kosten für Zutaten und den damit verbundenen Arbeitsaufwand berücksichtigen, können Gastronomen angemessene Preise festlegen, die sowohl die Kosten decken als auch wettbewerbsfähig bleiben. (siehe auch Konditorei Software)
Effizienzsteigerung: Durch die regelmäßige Berechnung und Analyse des Wareneinsatzes können Gastronomen ineffiziente Prozesse identifizieren und Verbesserungen vornehmen. Dies kann dazu beitragen, Verschwendung zu reduzieren, Lagerbestände zu optimieren und die Arbeitsabläufe zu rationalisieren.
Insgesamt ist die Berechnung des Wareneinsatzes für Gastronomen unerlässlich, um ihre finanzielle Gesundheit zu gewährleisten, die Rentabilität zu maximieren und ihren Betrieb effizient zu führen.