Kantinen aller Art – ob in Unternehmen, Bildungseinrichtungen oder öffentlichen Einrichtungen – sind ein enorm wichtiger Aspekt des Arbeitslebens. Der Gang zum Wochenspeiseplan, der meist als PDF Speiseplan ausgedruckt wurde und irgendwo aufgehangen ist, ist enorm wichtig – nicht nur für die Planung, sondern auch für die täglichen Gäste. Doch das Erstellen eines solchen Speiseplans erfordert nach wie vor jede Menge Ressourcen (siehe auch Wochenspeiseplan Vorlage als PDF erstellen). Es kostet viele Kantinen Betriebe enorm viel Zeit den Plan zu erstellen. Gleichzeitig sind die Software Lösungen zu diesem Thema sehr begrenzt, insbesondere wenn man nicht gerade auf ein enorm kostspieliges Warenwirtschaftssystem zurückgreifen möchte. Dieser Artikel beschäftigt sich mit den Herausforderungen, die bei der Erstellung von Kantine Speiseplänen entstehen. Zudem zeige ich dir, wie du viel Zeit und Kosten sparen kannst beim Erstellen vom Speiseplan für die Kantine und Ausdrucken als PDF (siehe auch Wochenspeiseplan Kantine).

Mit der Rezeptrechner Software können Nutzer eine individuelle Speiseplan Vorlage erstellen (beispielsweise für eine Kantine) und diese dann als PDF herunterladen und ausdrucken. 

Video: Speiseplan für Kantine als PDF erstellen – so geht’s

In dem folgenden Video zeige ich dir, wie du mit Hilfe der Rezeptrechner Software einen PDF Speiseplan erstellen kannst und ausdrucken kannst.

Speiseplan für Kantine als PDF erstellen – so geht’s

Mit der Rezeptrechner Software bieten wir genau solch eine cloudbasierte Software Lösung für Kantinen an. Man kann damit seine Rezepte digital verwalten und bekommt über jeden Browser Zugriff auf die Rezepte. Darüber hinaus kann man eine Speiseplan Vorlage super einfach per Drag & Drop mit Rezepten füllen und einen PDF Wochenspeiseplan herunterladen und ausdrucken. Mehr dazu findest du auch im Artikel Speiseplan aus Vorlage erstellen.

Und so geht’s Schritt für Schritt:

Schritt 1: Rezepteingabe

Zunächst müssen die Gerichte (Rezepte) eingegeben werden. Man kann dafür einfach eine beliebige Basismenge vom Rezept (z.B. für 12 Portionen) eingeben. Mit Hilfe vom Mengenrechner kann man später auch Produktionsblätter als PDF (mit Mengen und Zubereitungsschritten für die Küche) erstellen und dabei die Produktionsmenge noch anpassen.

Schritt 2: Wochenspeiseplan Vorlage erstellen

Im nächsten Schritt sollte man die Vorlage vom Wochenspeiseplan definieren. Also wieviele Spalten und Zeilen (wieviele Tage und Gerichte pro Tag) benötigt man für die Kantine? Ein Kantinen Wochenplan sieht häufig ähnlich aus wie beispielsweise ein Speiseplan für eine Kita (5 Tage, 2-3 Mahlzeiten oder 2-3 Wochen). Anders sieht es da beispielsweise bei einem Speiseplan für ein Altenheim aus, bei dem nicht nur Wochentage sondern auch das Wochenende abgedeckt werden müssen und zudem nicht nur Mittagessen sondern in aller Regel 3-4 Mahlzeiten pro Tag zur Verfügung gestellt werden müssen (siehe auch Altenheim Speiseplan Vorlage). 

Wähle zudem den richtigen Zeitraum für den jeweiligen Wochenspeiseplan der Kantine aus.

Schritt 3: Wochenspeiseplan füllen

Nun kann man den Wochenspeiseplan mit Gerichten füllen. Dazu zieht man einfach eines der vorab gespeicherten Gerichte oder Rezepte in die jeweilige Box (siehe Video).

Schritt 4: PDF Speiseplan herunterladen und ausdrucken

Sobald man den Wochenspeiseplan gefüllt hat, kann dieser als PDF heruntergeladen und ausgedruckt werden.

Für die Nutzung der Rezeptrechner Software benötigst du eine kostenpflichtige Jahreslizenz. Dieser verlängert sich nach 365 Tagen immer automatisch. Du kannst aber auch immer mit 1 Tag vor der nächsten Verlängerung noch die Verlängerung stoppen. Dann bekommst du allerdings auch nicht mehr Zugang zum Speiseplan Generator und der digitalen Rezeptverwaltung sowie den weiteren Funktionen.

Praktische Herausforderungen beim Erstellen eines Speiseplans als PDF

Hast du schon einmal versucht, mit Hilfe von Excel eine Speiseplan Vorlage als PDF für die Kantine zu erstellen? Vermutlich musstest du auch schnell feststellen, dass das gar nicht so leicht ist. Excel kommt hier schnell an seine Grenzen und man verbringt ungewollt dann doch deutlich mehr Zeit mit Layout und Formatierung als man möchte. Plötzlich geht die komplette Zeit für Layout drauf und es bleibt keine Zeit mehr für die eigentliche Planung eines abwechslungsreichen Wochenspeiseplans.

Hier findest du einige der häufigsten Probleme, die beim Erstellen vom Speiseplan als PDF in Excel auftreten:

1. 1. Layout und Design: Ein optisch ansprechender Speiseplan ist wichtig. Die Gestaltung in Excel erfordert jedoch ein gutes Auge für Design und kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Du musst darauf achten, dass die Anordnung der Elemente, die Auswahl der Schriftarten und Farben sowie die Einbindung von Grafiken den Plan übersichtlich und ansprechend machen.
   2. Datenorganisation und -aktualisierung: Die Pflege deiner Speiseplandaten in Excel kann kompliziert sein. Jede Änderung bei Gerichten oder Preisen bedeutet manuelles Eingreifen. Dies birgt das Risiko von Fehlern und verlangt regelmäßige Überprüfungen.
   3. Aufwendige Nährwertberechnung: Zwar gesetzlich nicht zwingend erforderlich, aber dennoch verlangen viele Kunden mittlerweile auch die Angabe der Nährwerte im Speiseplan. Dies in Excel für einzelne Rezepte zu berechnen ist enorm aufwendig da man zunächst die Nährwerte pro 100g für die einzelnen Rohstoffe ausfindig machen muss und dann die Mengen der Rohstoffe mit den jeweiligen Nährwerten zu Gesamten Nährwertangaben aufaddieren muss. Und dann müssen die Angaben auch noch in die PDF Speiseplan Übersicht für die Kantine übertragen werden. Puh, das ist aufwendig. Vor allem, wenn sich Rezepturen oder Gerichte in der Zusammensetzung auch noch regelmäßig verändern.
   4. Risiko des Wissensverlusts: Häufig werden die Excel Tools von einem einzigen Mitarbeiter im Unternehmen gepflegt. Verlässt dieser Mitarbeiter die Firma, geht viel Wissen verloren. Das führt nicht nur zu einem hohen Zeitverlust, wenn sich ein neuer Mitarbeiter einarbeiten muss. Es führt auch häufig zu Widerstand da neue Mitarbeiter sich oftmals schwer damit tun, ein bestehendes System zu übernehmen oder sogar weiterzuentwickeln.

Spezialisierte Software kann dir helfen, diesen Prozess zu vereinfachen, indem sie benutzerfreundliche Oberflächen, integrierte Designvorlagen und effiziente Datenmanagement-Optionen bietet.

Vorteile einer cloudbasierten Software Lösung für Kantinen

Als Alternative zu einer komplexen und oft benutzerunfreundlichen Warenwirtschaft im Microsoft Access-Stil bietet sich für dich als Kantinenbetreiber eine cloudbasierte Softwarelösung an. Diese moderne Herangehensweise hat mehrere Vorteile, die deinen Alltag erheblich erleichtern können:

1. Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit: Cloudbasierte Software ist in der Regel intuitiver und benutzerfreundlicher gestaltet als traditionelle Warenwirtschaftssysteme. Du kannst bequem über einen Webbrowser darauf zugreifen, was die Einarbeitungszeit deutlich verkürzt und dir ermöglicht, von überall zu arbeiten.
2. Automatisierung und Effizienz: Viele Routineaufgaben, wie die Aktualisierung von Speiseplänen oder die Bestandsverwaltung, können automatisiert werden. Das spart dir wertvolle Zeit, die du statt in administrative Aufgaben in die Qualität deines Angebots investieren kannst.
3. Echtzeit-Daten und -Analysen: Cloudbasierte Systeme bieten die Möglichkeit, in Echtzeit auf Daten zuzugreifen und auszuwerten. Du kannst schnell auf Veränderungen reagieren, beispielsweise bei der Anpassung des Speiseplans basierend auf dem aktuellen Bestand oder Kundenfeedback.
4. Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Solche Systeme lassen sich leicht an die Größe und spezifischen Bedürfnisse deiner Kantine anpassen. Sie wachsen mit deinem Betrieb mit und können bei Bedarf erweitert werden, um neue Funktionen oder Dienstleistungen zu integrieren.
5. Sicherheit und Datensicherung: Daten in der Cloud werden regelmäßig gesichert und sind gegen Verlust geschützt. Zudem profitierst du von hohen Sicherheitsstandards, die deine Daten vor unbefugtem Zugriff schützen.
6. Kosteneffizienz: Im Vergleich zu traditionellen Systemen können cloudbasierte Lösungen kosteneffizienter sein, da sie oft auf einem Abonnementmodell basieren und keine umfangreichen initialen Investitionen erfordern.

Insgesamt bietet eine cloudbasierte Softwarelösung eine elegante, moderne und flexible Alternative zu traditionellen Systemen. Sie unterstützt dich dabei, deine Kantine effizienter zu verwalten und gleichzeitig den Service für deine Kunden zu verbessern.

Kantinen Software – Weitere hilfreiche Funktionen:

Darüber hinaus erhalten Nutzer Zugang zu diversen weiteren sehr hilfreichen Funktionen. Dazu gehören beispielsweise die folgenden Features:

Produktionsdokumentation erstellen

Für die Mitarbeiter in der Küche kann man eine Produktionsdokumentation erstellen. Diese enthält die Zubereitungsschritt und Mengenangaben für einzelne Zutaten. Der integrierte Mengenrechner ermöglicht direkt die Umrechnung der jeweiligen Zutaten auf die Produktionsmenge. Zudem kann man das Datum der Produktion hinterlegen, was unter anderem für die Rückverfolgbarkeit sehr wichtig sein kann.

Etiketten erstellen und drucken

Verkaufst du auch vorverpackte Lebensmittel (beispielsweise Sandwiches)? So können Lebensmitteletiketten generiert werden inklusive Nährwerttabelle, Zutatenverzeichnis und weiteren Pflichtangaben. Diese können als Bilddatei oder PDF heruntergeladen und ausgedruckt werden. Dazu bieten wir bei Bedarf auch eine Schnittstelle zu einem passenden Etikettendrucker.